Sesión de feedback usando la plataforma y el modelo de Open Cards

Nuestro modelo posee cinco (5) momentos clave, cada uno de ellos está diseñado para realizar un proceso de retroalimentación seguro, en la medida que sigas cada uno los pasos, tu colaborador o invitado tendrá la percepción que la sesión fue enriquecedora y radicalmente diferente a otras que ha vivido.

El tablero de feedback

El tablero de feedback está dividido en varios segmentos, en la parte superior encuentras las etapas del modelo y una recomendación global sobre lo que debe suceder en esa etapa puntual del feedback.

En el segundo segmento encuentras la frase ¿Qué esta funcionando en tu desempeño? donde existen dos áreas una verde, destinada a ubicar tarjetas de color verde o tarjetas de acciones y otra zona amarilla donde se ubican las tarjetas de sentimientos para el líder y el colaborador.

En el tercer segmento encuentras la frase ¿Qué no esta funcionando en tu desempeño? donde existen dos áreas una verde y otra amarilla con las mismas funcionalidades del segmento anterior.

Las tarjetas

En el costado izquierdo encuentras dos tipos de tarjetas, verdes o tarjetas de acciones y amarillas o tarjetas de sentimientos. Cada tarjeta tiene una imagen y un concepto, en general las tarjetas son neutras, quien le da un valor positivo o negativo es la persona que está eligiendo las tarjetas.

Las tarjetas de acciones sirven para que el líder o las personas respondan el porque o las razones de lo que está funcionando o no esta funcionando en su desempeño, simplemente hay que elegir la tarjeta que más se adecue a lo que se quiere expresar y soltarla en la zona verde destinada para ello, se pueden elegir hasta 4 tarjetas.

Las tarjetas amarillas o de sentimientos, ayudan explorar el ¿cómo me siento con mi desempeño? Generalmente este es un aspecto inexplorado en las sesiones de feedback pero que es fundamental conocerlo. Simplemente hay que elegir la tarjeta que más se adecue a lo que se quiere expresar y soltarla en la zona amarilla destinada para ello, se pueden elegir hasta 3 tarjetas.

El Método de feedback

Paso 1: Descubrir
El primer paso del modelo se denomina DESCUBRIR, consiste en darle el protagonismo a la persona que es retroalimentada para que exponga su visión frente a las cosas que funcionan y no funcionan de su desempeño. El reto para ti es escuchar y preguntar para entender los diferentes puntos de vista que él o ella expresan en relación a su desempeño.

Para ello, pídele que seleccione entre 3 o 4 tarjetas de “acciones” o tarjetas “verdes” para identificar los temas / habilidades que están funcionando en su desempeño, simplemente, él debe elegir y soltar la tarjeta en el tablero en la zona del recuadro verde.

Escucha con atención y hazle preguntas para entender su punto de vista. Si no sabes que preguntar, cada tarjeta elegida por tu invitado o colaborador tiene un icono que al pasar encima de él despliega un par de preguntas que te guían en la indagación.

Luego de escucharlo, invítalo a elegir entre 1 y 3 tarjetas de “sentimientos” tarjetas “amarillas” para expresar cómo se siente acerca de los temas que funcionan en su desempeño, escucha atentamente su explicación.

Replica los pasos anteriores para la zona de lo que no está funcionando de su desempeño, invítalo a elegir 3 o 4 tarjetas para expresar los temas / competencias / habilidades que no están en el nivel requerido y que frenan su desarrollo o resultados, escucha sus puntos de vista, no olvides siempre preguntar para entender el punto de vista de la otra persona.

Luego invítalo a elegir entre 1 y 3 tarjetas de “sentimientos” para expresar cómo se siente acerca de los temas que no funcionan.

Una vez finalizas de escuchar y hacer preguntas, da clic sobre el botón -Siguiente paso- para continuar con la retroalimentación.

Paso 2:Reconocer

El segundo paso denomina Reconocer. En este momento podrás presentar tu punto de vista reconociendo los comportamientos que funcionan del desempeño del colaborador o los que no están funcionando, igualmente, podrás expresar cómo te sientes con el desempeño de la persona retroalimentada.

Para ello, elige 3 o 4 tarjetas de “acciones” o tarjetas “verdes” que representen aquellos aspectos / temas que tu percibes están funcionando en relación al desempeño de tu colaborador(a) luego explica en detalle tu elección, también puedes generar algún tipo de relación o comentario asociado a las tarjetas que el o ella eligieron. Complementa eligiendo entre 1 y 3 tarjetas de “sentimientos” tarjetas “amarillas” para expresar cómo te sientes “frente a su desempeño” en relación a lo que funciona.

Realiza el mismo ejercicio para los aspectos que no están funcionando, complementa eligiendo 1 o 2 tarjetas de “sentimientos” para expresar cómo te sientes “acerca de su desempeño” frente a lo que no funciona.

Una precaución que debes considerar se relaciona con las emociones que tu eliges, las emociones se expresan en relación al desempeño de la persona, nunca se expresan frente a como te sientes con la persona. Es posible que con la persona te sientas muy bien, pero con su desempeño te sientas insatisfecho.

Una vez le haces saber a tu colaborador o invitado tu punto de vista, estás listo para dar clic sobre el botón siguiente paso.

Nota: En la etapa de Descubrimiento mientras que él elige sus tarjetas, tu puedes elegir en tu tablero las tarjetas de los temas / habilidades / competencias que funcionan y no funcionan del desempeño de tu colaborador, así como los sentimientos. Él no podrá ver tu elección hasta que pases a la etapa Reconocer y su tablero se refresque evidenciando las tarjetas que elegiste para el.

Paso 3: Actuar

El tercer paso del modelo es Actuar. Un análisis del desempeño sin acción se convierte en buenas intenciones, mas no en acciones. En este sentido se requiere construir a partir de los hallazgos encontrados en los pasos anteriores un plan de acción poderoso y movilizador, que lleve al colaborador a una ejecución superior y a corregir o fortalecer los aspectos necesarios para lograr sus objetivos.

El plan de acción responde a la metodología OKR (Objetivos y resultados clave) esta compuesto por tres elementos: Un objetivo donde se expresa lo que la persona desea lograr, los resultados claves que expresan cuantitativamente o en cifras o elementos visibles lo que el colaborador desea obtener y finalmente pide identificar las acciones que lo ayudarán a lograr sus resultados.

Se recomiendan tener entre 2 y 3 objetivos, 2 o 3 resultados clave por objetivo y 2 o 3 acciones por resultado clave.

Solicita a tu colaborador identificar 2 o 3 aspectos que considera son los más importantes o estratégicos para desarrollar su plan de acción y lograr sus objetivos en los siguientes tres meses. Invítalo a construir con ellos su plan de acción. Guíalo o apóyalo de ser necesario.

En cada uno de los espacio de objetivo, resultados y acciones podrás personalizarlo eligiendo periodicidad de revisión, fecha de inicio y fin, seguimiento del objetivo, mensual, trimestral ,etc y darle un color de tu preferencia. Finaliza el plan de acción dando clic en el botón continuar.

Paso 4: Acompañar

El cuarto paso consiste en acompañar, el objetivo de este paso está asociado a la filosofía “Líder al servicio” donde escuchas al colaborador y conoces de primera mano que requiere él para concretar o dar soporte a su plan de acción o apoyarlo en su desarrollo personal o profesional .

Pregunta a tú colaborador ¿Qué apoyo requieres? Muéstrate receptivo y escucha atentamente. Puedes contemplar reuniones eventuales contigo para ver la evolución de temas sencillos; o expresar necesidades con mayor acción de tu parte para abordar temas más complejos como revisar la estrategia o abrir puentes con otras áreas o roles en la organización. En suma, cuando él logra sus resultados, tú estás logrando también los tuyos.

Toma nota de sus solicitudes o necesidades en el espacio destinado para ello, funciona como un sistema de chat donde cada uno puede escribir comentarios y quedan grabados automáticamente.

Finaliza la etapa de acompañamiento dando clic en el botón continuar.

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Paso 5: Cerrar o Resumir

El quinto paso consiste en Cerrar o Resumir. En conjunto con tu invitado haces un resumen o balance de la sesión. Esto te permitirá obtener una visión global sobre la conversación y tener claridad sobre los temas tratados más relevantes para las dos partes. Además, es un gran momento para agradecer por el tiempo y el espacio que se ha generado para continuar creciendo como seres humanos miembros de un equipo.

Las preguntas claves de este momento son ¿Qué me llevo de esta conversación? ¿Cuál es tu balance?. Comparte tus puntos de vista y escucha los comentarios de tu colaborador. Termina agradeciendo por el tiempo y el espacio brindado, dejando evidencia de los comentarios en el espacio destinado para ello.

Finaliza la sesión dando clic en continuar, inmediatamente el sistema te lleva a un resumen de toda la sesión, allí puedes exportar a PDF y enviarlo a tu correo para tener una copia de la sesión.